§1. Informacje ogólne
- Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających ze strony internetowej www.kopernika41.pl, dokonujących rezerwacji oraz korzystających z usług zakwaterowania w apartamentach Kopernika 41 w Łodzi.
- Administratorem danych osobowych jest Bona Medica Sp. z o.o., NIP: 7252283604, REGON: 381517848, KRS: 0000752128, z siedzibą przy ul. Rewolucji 1905 r. 9/3U w Łodzi, zwana dalej „Administratorem”.
- W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem:
- Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz innymi właściwymi przepisami prawa.
§2. Jakie dane osobowe przetwarzamy?
W zależności od sposobu korzystania z naszych usług możemy przetwarzać następujące dane:
- Imię i nazwisko osoby dokonującej rezerwacji.
- Adres e-mail i numer telefonu.
- Informacje dotyczące rezerwacji, w tym termin pobytu, wybrany apartament, liczbę gości i wartość rezerwacji.
- Dane niezbędne do wystawienia faktury, jeżeli jest wymagana.
- Informacje dotyczące płatności i rozliczeń, w zakresie udostępnianym Administratorowi przez podmioty obsługujące płatności.
- Treść wiadomości i korespondencji kierowanej do Administratora.
- Dane techniczne związane z korzystaniem ze strony internetowej, w szczególności adres IP, dane przeglądarki i informacje zapisywane w plikach cookies, w zakresie faktycznie wykorzystywanym przez stronę.
Nie wymagamy podawania danych szczególnych kategorii, takich jak informacje o zdrowiu, pochodzeniu etnicznym czy przekonaniach religijnych, do standardowego dokonania rezerwacji.
§3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:
1. Obsługa rezerwacji i realizacja usług zakwaterowania
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie niezbędne do zawarcia i wykonania umowy.
2. Wystawianie faktur, prowadzenie rozliczeń oraz realizacja obowiązków podatkowych i księgowych
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze.
3. Obsługa zapytań oraz korespondencji niezwiązanej bezpośrednio z realizacją umowy
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji z osobami zainteresowanymi ofertą.
4. Rozpatrywanie reklamacji oraz ustalanie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO, zależnie od rodzaju sprawy i właściwego obowiązku prawnego.
5. Zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego funkcjonowania strony internetowej
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa systemów i ochronie przed nadużyciami.
6. Analiza statystyk odwiedzin lub działania marketingowe
Jeśli wykorzystywane są narzędzia wymagające zgody użytkownika, dane są przetwarzane na odpowiedniej podstawie prawnej, w szczególności art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
§4. Systemy rezerwacyjne i odbiorcy danych
- Rezerwacje dokonywane bezpośrednio przez stronę internetową obsługiwane są z wykorzystaniem systemu Hotres.
- Rezerwacje mogą być dokonywane również za pośrednictwem zewnętrznych platform, w szczególności Booking.com.
- Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom wspierającym Administratora w realizacji usług, w zakresie niezbędnym do wykonywania ich zadań, w szczególności:
- dostawcom systemów rezerwacyjnych;
- dostawcom hostingu i poczty elektronicznej;
- dostawcom usług informatycznych;
- dostawcom usług księgowych;
- bankom i operatorom obsługującym płatności;
- podmiotom obsługującym obiekt, jeżeli dostęp do danych jest niezbędny do realizacji ich zadań;
- organom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.
- Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora działają na podstawie odpowiednich umów lub innych podstaw przewidzianych w RODO. Niektóre podmioty, w szczególności banki i platformy rezerwacyjne, mogą również działać jako niezależni administratorzy danych.
- Administrator nie sprzedaje danych osobowych Gości.
§5. Okres przechowywania danych
- Dane związane z rezerwacją i realizacją pobytu przechowujemy przez okres niezbędny do wykonania umowy, rozliczenia usługi oraz przez dalszy okres uzasadniony możliwością dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
- Dokumenty księgowe i podatkowe przechowujemy przez okres wymagany odpowiednimi przepisami prawa.
- Korespondencję dotyczącą zapytań przechowujemy przez czas niezbędny do obsługi sprawy oraz ewentualnego wykazania prawidłowości podjętych działań.
- Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu jej wycofania lub ustania celu przetwarzania, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przechowywania.
- Dane techniczne i pliki cookies przechowywane są przez okres wynikający z ich funkcji oraz konfiguracji wykorzystywanych systemów.
§6. Prawa osób, których dane dotyczą
W granicach przewidzianych przez RODO każdej osobie, której dane przetwarzamy, przysługuje prawo do:
- Dostępu do swoich danych osobowych.
- Sprostowania nieprawidłowych danych.
- Żądania usunięcia danych.
- Żądania ograniczenia przetwarzania.
- Przenoszenia danych, gdy spełnione są warunki przewidziane w RODO.
- Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora.
- Wycofania zgody, jeżeli dane przetwarzane są na jej podstawie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Wnioski dotyczące realizacji powyższych praw można kierować na adres:
Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
§7. Dobrowolność podania danych
- Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak określone dane są niezbędne do dokonania rezerwacji i realizacji usługi zakwaterowania.
- Niepodanie danych koniecznych do zawarcia i wykonania umowy może uniemożliwić dokonanie rezerwacji.
- Podanie danych wymaganych przepisami podatkowymi lub rachunkowymi może być niezbędne do prawidłowego wystawienia dokumentów księgowych.
§8. Bezpieczeństwo danych
- Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru i ryzyka przetwarzania danych osobowych.
- Dostęp do danych jest ograniczany do osób i podmiotów, którym jest on niezbędny do realizacji powierzonych zadań.
- Administrator podejmuje działania służące ochronie danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub nieuprawnioną zmianą.
- Korzystanie z internetu i usług elektronicznych wiąże się z określonymi zagrożeniami bezpieczeństwa, dlatego Administrator regularnie ocenia adekwatność stosowanych zabezpieczeń.
§9. Pliki cookies i technologie podobne
- Strona internetowa www.kopernika41.pl oraz powiązany z nią system rezerwacyjny Hotres wykorzystują pliki cookies i technologie podobne, w szczególności w celu obsługi rezerwacji oraz zapamiętywania języka wybranego przez użytkownika.
- Podczas przeprowadzonej weryfikacji zidentyfikowano następujące pliki cookies:
| Nazwa | Dostawca | Cel | Okres ważności |
|---|---|---|---|
| PHPSESSID | Hotres (booking.hotres.pl) | Utrzymanie sesji użytkownika w systemie rezerwacyjnym | Sesja |
| googtrans | Kopernika 41 / GTranslate | Zapamiętanie wybranego języka strony | Sesja |
- Plik PHPSESSID jest wykorzystywany do obsługi sesji w systemie rezerwacyjnym. Plik googtrans pojawia się po skorzystaniu z funkcji zmiany języka strony.
- Podczas wcześniejszego testu strony głównej w nowej sesji przeglądarki nie stwierdzono zapisywania dodatkowych plików cookies przez samą stronę. Wynik ten dotyczy zakresu przeprowadzonego testu i nie oznacza, że wykaz obejmuje wszystkie możliwe technologie i sytuacje.
- Korzystanie z funkcji tłumaczenia GTranslate wiąże się również z komunikacją z usługami Google. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych przez te usługi znajdują się w §10.
- Użytkownik może zarządzać plikami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki, w tym usuwać je lub ograniczać ich zapisywanie. Ograniczenie cookies może wpłynąć na działanie systemu rezerwacyjnego i funkcji wyboru języka.
§10. Korzystanie z usług zewnętrznych i przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
- Strona internetowa korzysta z narzędzia GTranslate, umożliwiającego automatyczne tłumaczenie treści na wybrany język z wykorzystaniem technologii Google.
- Podczas wcześniejszej weryfikacji działania strony stwierdzono połączenia z domenami usług Google, w szczególności translate.google.com, translate.googleapis.com, translate-pa.googleapis.com, fonts.googleapis.com oraz www.google.com.
- Korzystanie z tych usług może wiązać się z przekazywaniem danych technicznych, takich jak adres IP oraz informacje o przeglądarce i żądaniach sieciowych, do dostawcy usługi. Zakres faktycznie przekazywanych danych zależy od sposobu działania i konfiguracji poszczególnych usług.
- Korzystanie z usług zewnętrznych może wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Samo występowanie połączeń z domenami Google nie przesądza jednak o miejscu przetwarzania danych ani podstawie ewentualnego transferu.
- Osoby zainteresowane informacjami o odbiorcach danych i stosowanych zabezpieczeniach mogą kontaktować się z Administratorem pod adresem biuro@bona-medica.pl.
§11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
- Administrator nie podejmuje wobec osób dokonujących rezerwacji decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec tych osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały.
- Automatyczne operacje techniczne wykorzystywane w systemie rezerwacyjnym, w szczególności obliczanie cen oraz sprawdzanie dostępności apartamentów, służą obsłudze rezerwacji i nie stanowią same w sobie podejmowania decyzji, o których mowa w ust. 1.
§12. Zmiany Polityki prywatności
- Polityka prywatności może być aktualizowana w związku ze zmianami przepisów, stosowanych technologii lub sposobu przetwarzania danych.
- Aktualna wersja Polityki prywatności jest udostępniana na stronie www.kopernika41.pl.
- Zmiany Polityki prywatności nie naruszają praw osób, których dane dotyczą, wynikających z obowiązujących przepisów prawa.
Data obowiązywania: 14.10.2026